Wir sprechen sehr häufig von effizienten Prozessen und dass alle Abläufe noch effizienter werden sollen. Das ist die klassische Prozessoptimierung und tatsächlich die Aufgabe des BPM (Business Process Management).

Effizient heißt, dass mit schonendem Ressourceneinsatz das beste Ergebnis erzielt wurde. Übertragen auf einen Prozess könnte beispielsweise menschliche Zeit eingespart werden, um einen Prozess effizienter zu machen.

So weit so gut – das heißt nun bei weitem nicht, dass gleichzeitig auch die Effektivität gesteigert wurde! Die Effektivität kommt von „Effekt“ und heißt „Wirkung“. Die Auswirkung, im besten Fall der Nutzen, die ein Prozess hervorruft ist keinenfalls mit der Effizienz dieses Prozesses gleichzusetzen.

Ein einfaches Beispiel: Mal wieder anschaulich mit dem Mahnprozess. Dieser ließe sich ohne weiteres sehr einfach effizienter machen, in dem das Buchhaltungsprogramm automatisch ohne menschliches Zutun jede Woche alle fälligen Offenen Posten per eMail anmahnt. Dies kann natürlich sehr sinnvoll sein bei Web-Geschäften oder Kleinaufträgen. Nehmen wir nun als Gegensatz dazu Projektgeschäfte mit viel menschlichem Einsatz und Dienstleistungen, ist dies zwar eine Effizienzsteigerung, vermutlich aber keine Effektivitätssteigerung. Hier sind sicherlich andere Änderungen, wie beispielsweise der persönliche Kontakt wesentlich effektiver. Die Wirkung ist ausschlaggebend!