In den FAQs finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten

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Weil eine Verfahrensdokumentation mehr als Zeitvertreib und Gesetzeserfüllen ist. Mit einer Verfahrensdokumentation können Sie die Unternehmensführung gestalten helfen! Weil eine Verfahrensdokumentation nur Aufwand macht und keinen Nutzen bringt, wenn sie TOT ist, haben wir sie zum Leben erweckt: Palesone bringt Ihre Prozesse in Ihrer Organisation auf die richtige Schiene, so dass Sie die Strategieumsetzungsidee bis in jede Faser des Unternehmens transportiert – ein einfaches, intuitives Werkzeug, das durchgängig alle im Unternehmen gerne nutzen, weil es jedem Einzelnen ebenso hilft wie der Organisation im Ganzen – mit Palesone erlangen alle die Entscheidungsfreiheit und –sicherheit, auf die wir gewartet haben!

Nur einige Gründe in Kürze: Die ERP- und DMS-Betreuer haben meist einen großen Anteil der Prozesseinführung und –konfiguration, kennen also Ihre Prozesse sehr gut. Daher sollte jeder Experte am besten „seinen Teil“ der Dokumentation übernehmen. Gleichzeitig haben externe Betreuer oft das Gefühl für die Optimierungsmöglichkeiten. Sie haben Erfahrung aus vielen Projekten.

Wenn das entsprechende Fachwissen im Haus ist oder Sie bereit sind, dieses Fachwissen im Haus aufzubauen grundsätzlich ja. Allerdings bedenken Sie dabei unbedingt, dass das Wissen allein nicht ausreicht, sondern gleichzeitig auch die Zeitressourcen entsprechend eingeplant werden dürfen – und zwar so, dass der zuständige Mitarbeiter wirklich dranbleiben kann.

Ja und nein. Ja, weil in gewachsenen Unternehmen sehr viele „Haben-wir-schon-immer-so-gemacht-Prozesse“ vorhanden sind und noch keinerlei Dokumentation geschweige denn sinnvolle Prozesskontrollinstrumente vorhanden sind. Nein, weil jeder dokumentierte Prozess immer sowohl Optimierungen „nebenbei“ bringt und Zeitersparnis für die Zukunft. Somit: einmalig durchaus ja – langfristig auf jeden Fall nein!

Selbstverständlich das Unternehmen (die Organisation) bzw. dessen Vertreter! Natürlich können Dritte damit beauftragt werden, aber die Abnahme und Freigabe liegt immer beim Unternehmen selbst. Auch wenn Dienstleistungen ausgelagert wurden, wie z.B. die Buchhaltung, bleibt die Dokumentationspflicht beim Steuerpflichtigen.

Wie auch im Zusammenhang mit der Revisionssicherheit bleibt einmal mehr zu sagen, dass eine Software alleine weder eine Revisionssicherheit noch die Verfahrensdokumentation erfüllen oder ausfüllen kann!
Somit gehören immer 3 Bereiche zur Verfahrensdokumentation dazu:

  • Das IT-System (sowohl ERP als auch DMS und ggf. weiter wie CRM, PPS etc.)
  • Die Mitarbeiter und andere beteiligte Menschen
  • Das Kontrollsystem, das sowohl 1. als auch 2. wie auch die Schnittstellen zwischen 1. und 2. per ebenfalls definierten Prozessen überprüft und damit die Umsetzung dauerhaft gewährleistet.

Der Umfang und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation sind nicht detailliert vorgeschrieben. Seit dem 1.1.2015 und dem Inkrafttreten der GoBD sind allerdings einige Eckpunkte konkretisiert worden. Qualitativ ausreichend und vollständig ist die Verfahrensdokumentation offiziell dann, wenn ein unabhängiger Dritter auf Basis dieser Dokumentation den ordnungsgemäßen Einsatz des Systems und der Prozesse überprüfen kann.

Nein, dies gilt unabhängig vom DMS – also auch bei Papierarchivierung. Aber: die Einführung eines DMS ist der perfekte Zeitpunkt für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation! Zum einen, weil das Unternehmen gemeinsam mit dem DMS-Betreuer sowieso alle Prozesse unter die Lupe nimmt und ggf. gleich optimiert und zum anderen weil Software-Systembetreuer ebenfalls zur entsprechenden technischen Dokumentation verpflichtet sind.

Ja, sehr viele sogar: Unabhängig von der Bezeichnung einer Dokumentation ist diese in sehr vielen Wirtschaftsbereichen aus anderen Perspektiven vorgeschrieben. Hier nur einige Beispiele, die eine Verfahrensdokumentation erforderlich machen: ISO-Zertifizierungen, Datenschutzrichtlinien, jegliche Audits, Wirtschaftsprüfungen, Unternehmensübernahmen und –fusionen, branchenspezifische Vorschriften wie z.B. die „Food and Drugs Administration“ der Pharmaindustrie, DIN-Normen wie z.B. EN 82079, SOX „Sarbanes-Oxley Act“, EuroSOX, Zollrecht wie z.B. Gelangensbescheinigung; selbst im LärmVibrationsArbSchV – also der Verordnung zum Schutz der Beschäftigten vor Gefährdungen durch Lärm und Vibrationen – werden derartige Dokumentationen zu Messabläufen und deren Protokollierung festgelegt. Dies sind nur einige Querbeet-Beispiele! Deutlich wird, dass sich damit die zu dokumentierenden Abläufe bei weitem nicht nur auf steuerlich oder handelsrechtlich relevante Bereiche beziehen.

Die Entstehung oder Erfassung von Belegen, die Indizierung, die Speicherung, die Möglichkeit zur eindeutigen Wiederauffindbarkeit, die Absicherung gegen den Verlust sowie die Beschädigung und Verfälschung als auch die Möglichkeiten der Reproduzierbarkeit von allen archivierten Informationen, die nach dem Handelsrecht und steuerrechtlichen Vorgaben aufbewahrt werden müssen. Neu seit dem Inkrafttreten der GoBD seit dem 1.1.2015 ist die Dokumentation des Internen Kontrollsystems (IKS), dessen Aufgabe die Sicherstellung der dokumentierten Abläufe und Prozesse ist.

Das eigentliche Dokument mit den Vorgaben zum Thema Verfahrensdokumentation ist die seit 1.1.2015 gültige GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”). Darin steht, dass die Verfahrensdokumentation den gesamten organisatorischen und technischen Prozess beschreiben muss sowie dass jede Version vorgehalten werden muss.

Gemäß „HGB § 239 Führung der Handelsbücher“ und „HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen und Aufbewahrungsfristen“ ergibt sich, dass JEDES Unternehmen und jede Organisation zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und dem zugehörigen Nachweis, wie dies sichergestellt wird, verpflichtet ist. D.h. für alle steuerlich relevanten Unterlagen inkl. Arbeitsanweisungen etc. besteht die Pflicht zur entsprechenden Dokumentation und Sicherstellung der tatsächlichen Umsetzung. Hier steht das nicht wörtlich drin, bildet aber die Grundlage dazu, dass es jeden betrifft.