Die Verfahrensdokumentation als Umsetzungsinstrument für die Unternehmensstrategie

– das ist es, was die Verfahrensdokumentation (VFD) für Unternehmen sein kann.

 Wenn wir jeden Prozess abgestimmt auf das Strategieziel auslegen und dafür sorgen, dass dieser Prozess genau so umgesetzt und auch sichergestellt wird, ist die Zielerreichung praktisch vorprogrammiert. Dass Unternehmen damit nebenbei auch die gesetzlichen Vorgaben der GoBD erfüllen, ist ein sehr angenehmes Nebenprodukt.

Sie haben noch keine Verfahrensdokumentation? Sie haben einzelne Teile und wünschen sich Struktur? Sie möchten einen einfachen Einstieg? Alles möglich – schauen wir gemeinsam, welche Variante für Sie passt!

VFD Business

Die professionelle Ausarbeitung einer Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen setzt einen Workshop zur Definition des Umfangs, der einbezogenen Prozesse, der Struktur sowie den Rahmenbedingungen voraus. Die Pflege der Dokumentation ist die Voraussetzung dafür, dass die Prozesse gelebt werden. Um ein Unternehmen umgangssprachlich „revisionssicher“ aufzustellen, sind 4 Säulen notwendig, die dann zur GOBD-Konformität führen:

Die Verfahrensdokumentation ist Teil der zweiten Säule, also der Dokumentation. Wie Sie die IT mit der Dokumentation, der Anwendung durch die Menschen mit Ihrem Internen Kontrollsystem („IKS“) auf möglichst einfache und für Sie wertvolle Art in Einklang bringen, werden wir uns gemeinsam erarbeiten. Wir stehen Ihnen sowohl für die Initial-Verfahrensdokumentation (VFD) als auch für die fortlaufende Pflege und Umsetzung zur Seite.

VFD2Go

Der Einstieg in die allererste Verfahrensdokumentation kann für kleine Unternehmen sehr einfach mit unserer „schnellen“ Variante erfolgen. Sie beantworten entsprechende Fragen und erhalten dann eine Startversion Ihrer Verfahrensdokumentation mit den notwendigen Hinweisen, an welchen Stellen Sie die Dokumentation ergänzen dürfen.

VFD goes DocuWare

Um Ihre Verfahrensdokumentation lebend zu halten und sehr einfach mit Ihren Prozessen regelmäßig abgleichen zu können, empfehlen wir Ihnen die Dokumentation in einem eigens dafür vorgesehenen Dokumentenmanagement-Archiv mit passender Struktur und Vorgaben. Für das Dokumentenmanagementsystem DocuWare liefern wir dies gerne als pauschalierte Dienstleistung. Sinnvoll ist auch der Aufbau einer VFD parallel zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Sprechen Sie uns gerne darauf an! 

Übrigens: Teile der Verfahrensdokumentation sind die Basis für Kooperationen und Zusammenarbeit.
Daraus hat sich unsere Fusion aus „Software & Service“ entwickelt.

Über Uns

Die Pales GmbH ist ein Schwesterunternehmen eines Familienunternehmen der mittelständischen IT-Betreuung in zweiter Generation. 2015 gegründet wurde der Prozessmanagement und speziell Dokumentationsbereich separiert. Das Unternehmen ist Teil einer Unternehmensgruppe, die durchgängig auf Informationstechnologie und die Betreuung Mittelständischer Unternehmen und deren Prozesse spezialisiert ist.

Carola Orszulik

Geschäftsführerin

Expertin für Prozess- und Dokumentenmanagement, Verfahrensdokumentation sowie IT-Strategie und agile Projektleitung

Holger Imhof-Herden

Geschäftsführer

Experte für Enterprise Ressource Planning, Verfahrensdokumentation sowie Schnittstellen und Projektleitung