Sonderbeitrag Teil 1.3: Forderungsmanagement – unbedingt!

Man sollte sich keine Gedanken darüber machen müssen, wie und ob das Unternehmen Rechnungen oder Löhne & Gehälter bezahlen kann. Doch jede Zahlungsverzögerung und jeder Zahlungsausfall bedeutet, dass sich Gewinn und Liquidität eines Unternehmens verschlechtern und es – wenn´s dumm läuft – auch mal eng werden kann.

Zahlt ein Kunde beispielsweise eine Rechnung in Höhe von 50.000€ nicht pünktlich, das Geld aber für den Ausgleich von Verbindlichkeiten eingeplant war, kann die Folge davon sein, dass womöglich der Kontokorrentrahmen belastet werden muss und hierfür erhebliche Zinsen anfallen.

Jeder braucht sein Geld, um wirtschaften zu können – das ist bekannt. Wenn man nun Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung verkauft, besteht eine Forderung über die Höhe des vereinbarten Preises gegenüber diesem Kunden. Und es bedeutet ebenfalls, dass man seinem Kunden erlaubt, die Ware oder Dienstleistung zu einem späteren Zeitpunkt zu bezahlen.

Diese offenen Forderungen oder auch offene Posten genannt („OPs“) bergen Risiken in sich. Wer kann schon sagen, ob der Kunde pünktlich und vollständig bezahlt? Vielleicht bezahlt der Kunde auch nur einen Teilbetrag oder womöglich gar nicht?

Und genau hier setzt das Forderungsmanagement an:

Zahlungsausfälle und verspätete Zahlungseingänge sollen vermieden werden. Es bezeichnet die Maßnahmen und die damit verbundenen Aufgaben, um dies zu erreichen. Als präventive Maßnahmen gelten z.B. Schufa-Auskunft und verschiedene Versicherungen, die den Forderungsausfall abdecken sollen. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, einen Neukunden ausschließlich mit Vorauskasse zu beliefern – kommt allerdings nicht immer gut an.

Im Forderungsmanagement geht es auch um die Konditionen, die in Verträgen festgelegt werden. Ebenso ist ein konsequentes Mahnwesen bis hin zum Inkasso leider oft unerlässlich.

Natürlich sollten möglichst wenig offene Forderungen vorhanden sein – der Traum, wenn alle pünktlich oder womöglich zu früh die Zahlung tätigen.

Da dies oft nicht die Realität ist, hierzu ein paar harte Wahrheiten:

• Der Kunde kommt erst in den rechtlichen Zahlungsverzug, wenn auf der Rechnung ein eindeutiges Datum als Zahlungsziel angegeben ist und er dies überschreitet – auch ohne Mahnung.
• Sollte kein eindeutiges Zahlungsziel angegeben worden sein, sondern lediglich z.B. 30 Tage nach Rechnungsdatum, beginnt der Zahlungsverzug erst mit Erhalt der ersten Mahnung. Durch eine entsprechende Vertragsgestaltung und Rechnungserstellung, müssen somit Kunden nicht zuerst angemahnt werden, um in Zahlungsverzug zu kommen.

Um offene Posten – sprich noch vorhandene Forderungen – nicht aus dem Blick zu verlieren, ist ein Forderungsmanagement erforderlich.

Ebenfalls ist es Aufgabe des Forderungsmanagements, die zeitnahe Fakturierung der erbrachten Leistung, sowie der korrekten Ausstellung unter rechtlichen Aspekten, sicherzustellen. 

Sollte es dennoch zu einem Zahlungsverzug kommen, ist es ebenfalls die Aufgabe des Forderungsmanagements ein außergerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Hört sich sehr hart an – hier zusammengefasst, was man darunter versteht und wie es umgesetzt werden kann:

Einige Tage nach Fälligkeit der Rechnung wird eine Mahnung oder Zahlungserinnerung verschickt. Dies jedoch nur, wenn man der Meinung ist, dass die Leistungen zur vollen Zufriedenheit für den Kunden ausgeführt wurden und dieser lediglich versehentlich versäumt hat, die Rechnung

auszugleichen. Für eine gute Kunden-Lieferanten Beziehung gehen wir den Weg jedoch mit einem Anruf. So bekommt man sehr schnell mit, ob etwas im Argen liegt oder die Zahlung tatsächlich nur versäumt wurde. Und so ganz nebenbei arbeiten wir damit an der Kundenbindung.  Achtung jedoch: dies ist aufgrund der Nachweisbarkeit nicht als Zahlungserinnerung zu sehen.

Wenn der Kunde immer noch nicht bezahlt, kann und sollte nach einer bestimmten Frist – in aller Regel 1 Woche – erneut eine Mahnung verschickt werden – dies ist dann Mahnstufe 2.

Sollte auch noch eine 3.Mahnung erforderlich sein, darf die Androhung gerichtlicher Schritte, nach Ablauf einer weiteren Frist von ca. 7-10 Tagen, gerne beinhaltet sein.

Jeder Tag „mehr“ kostet das Unternehmen einfach Geld.

Nicht zuletzt verursacht auch das Forderungsmanagement für das Unternehmen Kosten! Sprich die Kosten für Mahnungen können dem Kunden berechnet werden, allerdings in angemessener Höhe. Mahnpauschalen in Höhe von ca. 40€ bei Geschäftskunden sind keine Seltenheit und zusätzlich können ebenfalls Verzugszinsen in Anrechnung gebracht werden.

Sollte das alles noch nichts genutzt haben, bleibt nur der Weg über ein Inkassobüro. Dieses Büro erhält den Auftrag, die Forderungen im Namen des Unternehmens einzuziehen.

Wenn immer noch nichts passiert, bleibt nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren, um an Recht und Geld zu kommen. Natürlich möchte man dies nicht, ist u.U. unangenehm, aber dennoch – die Waren oder Dienstleistungen wurden geliefert bzw. erbracht und somit sind die Forderungen begründet und gerechtfertigt. Es ist das Geld des Unternehmens.

Zudem ist die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens unerlässlich, um eine Verjährung der Forderung zu unterbrechen. Denn diese kann grundsätzlich nach 3 Jahren eintreten und dann ist das Geld schlicht und einfach weg.

Der Antrag für ein gerichtliches Mahnverfahren wird beim zuständigen Gericht eingereicht. Dies erfolgt in Form von Vorducken (Papierform) oder online und muss alle relevanten Daten beinhalten. Der Schuldner erhält dann von dem zuständigen Gericht einen offiziellen Mahnbescheid.

An dieser Stelle möchten wir nicht näher auf ein gerichtliches Mahnverfahren eingehen und setzen auf ein gutes Forderungsmanagements von Beginn an.

Wie gut ist das vorhandene Forderungsmanagement?

Zwei Kennzahlen die etwas Aufschluss hierzu geben:

• Debitorenlaufzeit: Nehmen Sie die Summe Ihrer Forderungen x 360 und teilen diesen Wert dann durch den Nettoumsatz. Das Ergebnis sollte möglichst nah an dem üblichen Zahlungsziel (z.B. 30 Tage) liegen – noch besser darunter!

• Verzugsquote: Forderungen, die das Zahlungsziel bereits überschritten haben, x 100 und diesen Wert dann durch den Nettoumsatz teilen. Umso niedriger der Wert, umso besser fürs Unternehmen.

Die Forderungen im Blick behalten und entsprechend

handeln – es ist das Geld des Unternehmens!

Mehr zum Thema Mahnung/Zahlungserinnerung im nächsten Beitrag.