Sonderbeitrag Teil 1.4: Mahnung oder freundliche Zahlungserinnerung – kein Grund es nicht zu tun!

Was ist denn überhaupt eine Mahnung – mal ganz einfach erklärt:

Es wurde eine Leistung erbracht, eine Rechnung gestellt und ein Zahlungsziel angegeben. Üblicherweise und bestenfalls sollte die Rechnung bis zu diesem Zeitpunkt ausgeglichen worden sein.

Nicht geschehen?

Dann geht eine Zahlungserinnerung – auch 1.Mahnung genannt – an den Kunden raus. Der Kunde wird mit diesem Schreiben aufgefordert, den fälligen Betrag bis zu einem Zeitpunkt x zu bezahlen. Es ist üblich mehrere (max.3) Mahnungen zu schicken, bevor man rechtliche Schritte unternimmt.

Zu dem Thema Zahlungsverzug haben wir bereits mit unserem Beitrag Forderungsmanagement berichtet. Nur nochmals in aller Kürze. Der Zahlungsverzug beginnt nicht automatisch, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht begleicht!

Sollte auf der Rechnung nicht explizit ein Datum zur Fälligkeit der Rechnung angeführt worden sein, kommt der Kunde erst mit Erhalt der Mahnung in den rechtlichen Zahlungsverzug. Ohne den Kunden in Zahlungsverzug gesetzt zu haben, besteht keine Möglichkeit ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Daher gilt es zu überlegen, ob es doch sinnvoll ist, die Fälligkeit jeder Rechnung per Datum auf der Rechnung zu definieren.

Aus rechtlicher Sicht ist dann zwar keine Zahlungserinnerung oder Mahnung mehr erforderlich und es besteht die Möglichkeit direkt ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten, jedoch ist diese Vorgehensweise aus unserer

Sicht nicht sinnvoll und verursacht letztendlich nur Kosten, Ärger und Energie.

Zudem – wem von uns ist nicht schon einmal etwas „durchgerutscht“ oder man hat es einfach vergessen?

Sollte aus unerklärlichen Gründen ein zuverlässiger Kunde einmal die Rechnung nicht pünktlich bezahlen, besteht selbstverständlich die Möglichkeit, dies auch telefonisch zu klären. Vielleicht war er mit der erbrachten Leistung nicht zufrieden oder es gibt Missverständnisse und es wird z.B. noch etwas erwartet. Diese Unklarheiten können dann schnell geklärt werden, jedoch liegt eben kein Beweis für die Mahnung vor.

Viele Unternehmen scheuen sich davor, Mahnungen zu versenden und handeln eher nach dem Motto „warten wir mal besser noch eine Woche, wird schon noch kommen“. Speziell bei guten Kunden!

Jedoch ist es grundsätzlich notwendig einen Mahnlauf konsequent einzuplanen. Zum einen wissen dann die Kunden, dass eine pünktliche Bezahlung der Rechnung erwartet wird und zum anderen ist es ein wichtiges Element im Forderungsmanagement und der Liquiditätsplanung.

Voraussetzung für einen Mahnlauf solle natürliche die regelmäßige Verbuchung der Zahlungen sein – mindestes 1x pro Woche, besser täglich. Nur dann hat man die Gewissheit, dass die noch offenen Posten tatsächlich noch nicht ausgeglichen wurden. Ab 2 Tage nach Fälligkeit spricht nichts gegen den Versand der 1.Mahnung.

Es gibt auch Kunden die „brauchen“ eine 1.Mahnung – vorher passiert einfach nichts. Daher gibt es im Forderungsmanagement auch eine 2. und 3.Stufe.

Eine 2.Mahnung geht in aller Regel nach 7-10 Tagen nach Fälligkeit der ersten Mahnung raus. Das ist ausreichend Zeit, um auf die erste Mahnung zu reagieren – bestenfalls mit der Bezahlung.

Da im Umgang mit Kunden die Freundlichkeit sehr wichtig ist, so ist auch die Zuverlässigkeit seitens Kunde Voraussetzung für eine gute Geschäftsbeziehung. Sollte auch die Frist der 2.Mahnung verstrichen sein, so sollte man – wieder nach 7-10 Tagen – eine 3.Mahnung versenden.

Sicher ist nun ein Punkt gekommen, da hat man – bei aller Freundlichkeit – keine Lust mehr. Daher darf dies in der 3.Mahnung auch zum Ausdruck kommen und eine konkrete Androhung rechtlicher Schritte hat schon oft geholfen.

Wünschenswert, wenn spätestens jetzt etwas geschieht und die Rechnung beglichen wird. Sonst hilft nur noch der Weg über ein gerichtliches Mahnverfahren.

Sollte ein Kunde für den Ausgleich seiner Rechnung die 3.Mahnstufe benötigen, stellt sich die Frage, zukünftig nur noch gegen Vorauskasse zu liefern. Das spart dem Unternehmen jede Menge Ärger, Zeit und Kosten.